Page History
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| Contract Header Fields (red cell indicates mandatory field) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Field Name | Description | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Template | Use this to automatically default fields to the template of your choice. Templates can be built / modified via the Contract Template maintenance screen. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Type | Purchase or Sale | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Entity | Either a customer (Sale) or vendor (Purchase) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Commodity | What you're selling | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Quantity | The total quantity of the contract along with UOM | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Contract Date | Indicates the date when the document was created | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Entity Contract | Your customer or vendor's contract number | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Contact | Contact person associated with the contract. An email can be sent from here. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Position | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| INCO/Ship Term | Used to indicate who's paying for the freight. INCO location indicates where ownership changes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Country | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Pricing Type |
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| Contract No | System assigned | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Salesperson | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Contract Text | Text that prints on the contract. Example: terms & conditions. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Signed | Checkbox: indicates that the farmer signed the contract. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Printed | Checkbox: indicates that the contract was physically printed. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Additional Info Tab |
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| Documentation Tab | Allows the add of external documents to a given contract. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| DMS Tab | Similar to Documentation tab but allows more sophisticated managment of documents. This is an optional module. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Audit Log Tab | History of the contract history (field level changes). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Approval Tab | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Activities Tab | Task managment, intigrated into CRM. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| History Tab | History at the sequence level. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Sequence Line Item Columns | |||||||||||||||||||||||||
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| Column Name | Description | ||||||||||||||||||||||||
| Sequence | System assigned | ||||||||||||||||||||||||
| Status | System assigned | ||||||||||||||||||||||||
| Start Date | Time period for delivery (used mostly for planning). | ||||||||||||||||||||||||
| End Date | Time period for delivery (used mostly for planning). | ||||||||||||||||||||||||
| Planned Availability | More for manufacturing. | ||||||||||||||||||||||||
| Event Start Date | |||||||||||||||||||||||||
| Updated Availability | |||||||||||||||||||||||||
| Location | Customer's physical location (from or to). | ||||||||||||||||||||||||
| Book | A way to group business (contracts). Used in reporting and the Derivatives screen. | ||||||||||||||||||||||||
| Sub-book | The next granular level to Book. | ||||||||||||||||||||||||
| Contract Item | |||||||||||||||||||||||||
| Item | The specific item that is expected to be received for a given commodity. | ||||||||||||||||||||||||
| Item Specification | |||||||||||||||||||||||||
| Origin | |||||||||||||||||||||||||
| Purchasing Group | |||||||||||||||||||||||||
| Farm No | Setup specific farm that is associated with the sequence. | ||||||||||||||||||||||||
| Grade | |||||||||||||||||||||||||
| Garden | |||||||||||||||||||||||||
| Vendor Lot ID | |||||||||||||||||||||||||
| Reference | |||||||||||||||||||||||||
| Quantity / UOM | Can have different UOM than contract header. Not typical. | ||||||||||||||||||||||||
| Net Weight / UOM | |||||||||||||||||||||||||
| Packing Description | Examples: bulk, bagged, etc. | ||||||||||||||||||||||||
| Original Quantity | |||||||||||||||||||||||||
| Unit/Layer | |||||||||||||||||||||||||
| Layers/Pallet | |||||||||||||||||||||||||
| No. of Sequences | |||||||||||||||||||||||||
| No. of Lots | Number of futures contracts needed to hedge this contract. Not typically used in grain. | ||||||||||||||||||||||||
| Container Type | |||||||||||||||||||||||||
| No. of Containers | |||||||||||||||||||||||||
| Market Zone | Used for valuation of grain. Determines where the title (ownership) is transfered during shipment. | ||||||||||||||||||||||||
| Discount | |||||||||||||||||||||||||
| Discount Table | Some grades shrink the volume, some affect the price and some can do both. Can also vary by customer and geographic location. | ||||||||||||||||||||||||
| Schedule Code | |||||||||||||||||||||||||
| Option | |||||||||||||||||||||||||
| Split | Allows the ability to split the sequence between mulitiple producers. | ||||||||||||||||||||||||
| Pricing | Note: the columns in this section will vary based on the contracts price type.
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| ERP |
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| FX Tab |
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| Miscellaneous Tab |
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| History Tab | |||||||||||||||||||||||||
| Activities Tab | |||||||||||||||||||||||||
| Events Tab | |||||||||||||||||||||||||
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