Contract Header Fields (red cell indicates mandatory field) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Field Name | Description | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Template | Use this to automatically default fields to the template of your choice. Templates can be built / modified via the Contract Template maintenance screen. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Type | Purchase or Sale | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entity | Either a customer (Sale) or vendor (Purchase) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Commodity | What you're selling | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Quantity | The total quantity of the contract along with UOM | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contract Date | Indicates the date when the document was created | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entity Contract | Your customer or vendor's contract number | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contact | Contact person associated with the contract. An email can be sent from here. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Position | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INCO/Ship Term | Used to indicate who's paying for the freight. INCO location indicates where ownership changes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Country | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pricing Type |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contract No | System assigned | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Salesperson | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contract Text | Text that prints on the contract. Example: terms & conditions. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Signed | Checkbox: indicates that the farmer signed the contract. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Printed | Checkbox: indicates that the contract was physically printed. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Additional Info Tab |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Documentation Tab | Allows the add of external documents to a given contract. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DMS Tab | Similar to Documentation tab but allows more sophisticated managment of documents. This is an optional module. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Audit Log Tab | History of the contract history (field level changes). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Approval Tab | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Activities Tab | Task managment, intigrated into CRM. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
History Tab | History at the sequence level. |
Sequence Line Item Columns | |||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Column Name | Description | ||||||||||||||||||||||||
Sequence | System assigned | ||||||||||||||||||||||||
Status | System assigned | ||||||||||||||||||||||||
Start Date | Time period for delivery (used mostly for planning). | ||||||||||||||||||||||||
End Date | Time period for delivery (used mostly for planning). | ||||||||||||||||||||||||
Planned Availability | More for manufacturing. | ||||||||||||||||||||||||
Event Start Date | |||||||||||||||||||||||||
Updated Availability | |||||||||||||||||||||||||
Location | Customer's physical location (from or to). | ||||||||||||||||||||||||
Book | A way to group business (contracts). Used in reporting and the Derivatives screen. | ||||||||||||||||||||||||
Sub-book | The next granular level to Book. | ||||||||||||||||||||||||
Contract Item | |||||||||||||||||||||||||
Item | |||||||||||||||||||||||||
Item Specification | |||||||||||||||||||||||||
Origin | |||||||||||||||||||||||||
Purchasing Group | |||||||||||||||||||||||||
Farm No | |||||||||||||||||||||||||
Grade | |||||||||||||||||||||||||
Garden | |||||||||||||||||||||||||
Vendor Lot ID | |||||||||||||||||||||||||
Reference | |||||||||||||||||||||||||
Quantity / UOM | |||||||||||||||||||||||||
Net Weight / UOM | |||||||||||||||||||||||||
Packing Description | |||||||||||||||||||||||||
Original Quantity | |||||||||||||||||||||||||
Unit/Layer | |||||||||||||||||||||||||
Layers/Pallet | |||||||||||||||||||||||||
No. of Sequences | |||||||||||||||||||||||||
Container Type | |||||||||||||||||||||||||
No. of Containers | |||||||||||||||||||||||||
Market Zone | |||||||||||||||||||||||||
Discount | |||||||||||||||||||||||||
Storage Schedule | |||||||||||||||||||||||||
Option | |||||||||||||||||||||||||
Split | |||||||||||||||||||||||||
Pricing | Note: the columns in this section will vary based on the contracts price type.
| ||||||||||||||||||||||||
ERP |
| ||||||||||||||||||||||||
FX Tab |
| ||||||||||||||||||||||||
Miscellaneous Tab |
| ||||||||||||||||||||||||
History Tab | |||||||||||||||||||||||||
Activities Tab | |||||||||||||||||||||||||
Events Tab |
locked in the basis but not the futures price (future month is locked). Can be locked in after delivery.
Overview
Content Tools